업무 효율을 높이는 ‘정리의 기술’

업무 효율을 높이는 ‘정리의 기술’
-시간/공간/지식의 정리를 통해 업무 효율을 높이자!

2011년 12월 13일 (화) 15:43:59 정리컨설턴트 윤선현


[(칼럼)조은뉴스= 베리굿컨설팅 정리컨설턴트 윤선현] 국내 스마트폰 사용자가 250만이 넘었다고 한다. 직장인이라면 업무 효율까지 높일 수 있다는 장점으로 스마트폰 사용자들이 늘어나고 있지만 오히려 스마트하게 사용하지도 못하고 심지어 스트레스폰이 되어 ‘테크노 스트레스 중후군’을 겪는 직장인들이 상당하다고 한다.

‘모든 가정에 컴퓨터를 보급 하겠다’는 빌 게이츠의 꿈은 이루어져 현재는 모든 가정과 기업에 컴퓨터가 보급되어 있다. 업무효율을 높이는 컴퓨터는 업무 시작과 함께 의례적으로 체크해야 하는 이메일/뉴스/SNS 사이트의 친구요청 등… 오히려 우리의 시간을 잡아먹는 도구로 전락시키는 주범이 되기도 한다. 인터넷이 처음 보급될 당시만 해도 ‘정보의 바다’ 였지만 현재는 지식과 정보가 가득하지만 원하는 것을 찾기 위해서는 쓰레기 분리수거하는데 시간과 노력이 더 많이 소요된다.

그러기에 갈수록 복잡해져가는 환경 속에서 제한된 시간과 에너지를 효율적으로 사용하여 생산성을 높이기 위해 더욱 절실해지는 것이 ‘정리의 기술’이다. 정리는 혼란과 어수선함의 질서를 잡아줄 뿐 아니라 우선하는 ‘가치’를 제대로 ‘선택’하여 적시적소의 기회를 잡을 수 있도록 방향을 잡아준다.

*실천!! 정리의 기술

1. 시간관리
매일 업무 시작 전 그날 처리해야 할 업무 리스트에 우선순위를 기록하고 업무별 예상시간을 파악하여 마감 시간을 정하면 업무 집중도를 높일 수 있다. 보통 인간이 집중할 수 있는 시간은 25분이라고 한다. 25분간 업무에 집중하는 동안 다른 방해 요인(이메일/전화/인터넷/대화 등)에 시간을 소모하지 않는 것만으로 업무 생산성을 높일 수 있다.

2. 공간정리
업무 시작 전과 후 책상을 깨끗이 닦아내자. 책상에는 평균 2만 마리가 넘는 세균이 살고 있다고 한다. 정리 전문가 캐런 킹스턴은 <아무것도 못 버리는 사람>에서 깨끗한 책상에서 일하면 생산력과 창조성 뿐 아니라 일에 대한 만족도가 증가된다고 한다. 책상 위에 가득 채워져 있는 개인물품, 읽은 책, 필요 없는 서류를 치우고 빈 공간을 만들어 책상 위를 업무의 활주로로 만들어 보자.

3. 지식정리
빈 노트를 준비하여 독서/교육/업무를 통해 배운 것, 실수한 것, 새로운 아이디어나 관심 분야에 대한 자신의 전문 분야의 업무 매뉴얼을 만들어 보자. 역사를 바꾼 수많은 위인들은 공통적으로 기록을 남겼고, 도요타, 맥도날드 등 세계적인 기업은 모두 매뉴얼을 갖추고 있다.

*실행력을 높이는 방법

아는 것 보다 중요한 것은 실천하는 것이다. 정리의 기술로 업무 효율을 높이기 위해서는 꾸준한 실천과 피드백이 필수다. 몸에 베도록 실천을 반복해야 비로소 자신의 것이 된다.

1) 매일 한 가지씩 실천한다. 사람들이 목표가 있지만 실패하는 이유는 구체적인 목표가 없기 때문이라고 한다. 매일 한 가지씩 정리할 목표를 정하고 실천하자.

2) 동기부여가 중요하다. 혼자 하기보다 동료, 팀원들과 함께 실천하면서 유익한 정보와 사례를 나누어 보자.

정리는 불필요한 것을 제거하여 단순화시키는 것이다. 머릿속 뿐 아니라 공간의 정리를 통해서 주변의 모든 어수선함으로부터 자유해지는 경험을 해보길 바란다. 이렇게 남은 2010년을 보낸다면 어느 해보다 성취감을 느끼며 의미 있는 한 해가 될 것이다.

[출처] 조은뉴스(http://www.egn.kr)