클릭 몇 번으로 해결하는 컴퓨터 파일 정리

클릭 몇 번으로 해결하는 컴퓨터 파일 정리

M25 원문 |입력 2012-11-30 08:20 | 더보여zum

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눈에서 멀어지면 마음도 멀어진다고 믿으며 모든 파일을 바탕화면에 저장하는 이 대리, 컴퓨터 폴더가 온통 새 이름(직박구리, 메추라기 등)으로만 돼 있는 박 과장. 이들 모두에게 필요한 컴퓨터 파일 정리 비법.


컴퓨터 파일 정리를 못하는 사람들의 6가지 유형

1 크리에이터형 업무 특성상 컴퓨터 작업을 많이 하며, 새로운 파일을 끊임없이 만든다.

2 아카이브형 디지털카메라로 찍은 사진, 다운받은 영화, MP3 음원 등 취미 활동으로 다운로드를 많이 한다.

3 묻지마형 어느 아이콘이 어떤 문서 파일인지 잘 모른다.

4 지레걱정형 무슨 파일이든 하나라도 지우면 컴퓨터에 큰 문제가 생기는 줄 안다.

5 얼리어답터형 파일을 절대 지우지 않고 외장하드를 자꾸 새로 산다.

6 정신산란형 파일을 여기저기 흩어놓아 바탕화면부터 난장판이다.

컴퓨터 파일 정리가 잘 안 되는 이유

처음 구입했을 땐 깨끗하고 속도도 빨랐던 컴퓨터. 지금은 어떤 상태인지 찬찬히 들여다보자. 자신이 원하는 파일을 금세 찾는다면 정리가 잘돼 있다는 것이지만 그 반대라면 정리가 필요하다는 말이다. 컴퓨터 파일 정리가 안 되는 이들을 보면 기존 자료를 업데이트하면서도 ‘다른 이름으로 저장하기’ 기능을 사용해 비슷한 내용의 파일을 계속 만든다. ‘보고서_최종’ ‘보고서_마무리한 것’ ‘보고서_마지막’ 등 비슷한 이름의 파일이 여러 곳에 흩어져 있다. 이렇게 여러 번 저장하면 나중에 원하는 내용을 찾기가 무척 힘들어진다. 문서 작업을 하면서 이미지를 삽입할 때도 수백 개의 폴더를 하나씩 열어보게 되니 업무 속도가 현저히 떨어질 수밖에 없다. 정리가 힘든 이유는 폴더의 이름과 위치를 정하는 원칙을 가지고 있지 않기 때문이다.

컴퓨터 파일 정리, 이렇게 하면 정말 쉽다

1 새로운 폴더를 만들면서 정리하라

컴퓨터에 가득한 파일을 날 잡고 정리하려면 너무 많은 시간이 소요되기 때문에 새롭게 폴더를 만들면서 정리를 시작하도록. 기존 폴더에 있던 문서를 사용할 때마다 새로 만든 폴더에 이동시킨 후 보관하면 된다. 그렇게 하나씩 정리하면서 일정한 기간(6개월~1년)이 지나 기존 폴더에 남아 있는 파일만 따로 정리하면 된다. 예전에 일하면서 만든 파일도 정리하고 싶겠지만 그보다 새로 만들어지는 파일을 정리하는 게 더 중요하다는 사실을 명심할 것.

2 업무별로 분류해 폴더를 만들자

컴퓨터는 일을 잘하기 위해 사용하는 도구. 따라서 현재 하고 있는 업무에 대한 파악이 우선이다. 가장 많이 하는 일, 수시로 하는 일 등 중요도와 우선순위, 진행순서별로 분류해 보자. 예를 들어, 마케팅 담당자라면 ①기획②자료조사 ③회사 문서 ④개인 관련 등 큰 업무별로 분류한 후 폴더를 만들면 정리하기가 훨씬 수월해진다.

3 폴더 안에 세부적인 폴더를 앞서 큰 업무별로 분류한 폴더 안에 다시 세부적으로 분류한 폴더를 만들도록.

업무의 순서별로 폴더를 만들거나 프로젝트별로 폴더를 만들면된다. 기획 폴더 안에 시장조사, 기획서, 진행, 보고 등 업무순서에 따라 폴더를 분류해도 되고, K사, Y사, O공사 등 프로젝트별로 분류해 만들어도 된다. 컴퓨터 바탕화면에 ‘진행중’이라는 폴더를 만들고 현재 진행하고 있는 업무관련 파일을 보관하는 것도 좋은 방법. 그러다 업무가 마무리되면 업무별로 분류된 폴더로 이동시키면 깔끔해진다.

4 파일명은 명확하게, 날짜를 포함시켜라

기껏 파일을 만들어놓고도 찾지 못하는 이유는 파일명에 대한 규칙을 정하지 않았기 때문이다. 파일명만 봐도 어떤 문서인지 알 수 있도록 명확한 파일명을 만들자. 다른 곳에서 전달받은 자료라도 자신만의 규칙으로 파일명을 변경시켜야 언제든 쉽게 찾을 수 있다. 자기가 직접 만든 파일에는 날짜를, 전달받은 자료 파일에는 작성자를 기재하는 게 좋다. 예를 들어 ‘기획서_20110920_체인지업 프로그램’ ‘자료_홍길자 대리_2010년 프로모션 현황’처럼 하면 된다.

컴퓨터 파일을 정리하면 이렇게 달라진다

‘다다익선(多多益善)’이라는 말이 있다. 뭐든 많으면 좋다는 것이지만 정리에서만큼은 꼭 그런 건 아니다. 많을수록 정리는 더 힘들어지지만 기본적인 원칙만 정해놓으면 그리 어렵지만은 않다. 컴퓨터 파일은 늘어놓은 걸 한꺼번에 정리하는 것보다 컴퓨터를 처음 구입했을 때부터 하는 게 최선이다. 회사에선 처음 입사했을 때부터가 되겠다. 컴퓨터에 파일 검색 기능이 있어 괜찮다고? 파일명이라도 제대로 써놓았으면 모를까 제 아무리 똑똑한 컴퓨터라도 당신이 원하는 걸 콕 집어 알려주기는 힘들다. 업무에 따라, 날짜에 따라 컴퓨터 파일을 정리해 놓으면 굳이 검색하지 않아도 원하는 자료를 금세 찾을 수 있다. 지난 자료를 찾느라 허둥대는 모습을 상사에게 보이는 것만큼 어리석은 일이 또 있을까.

에디터 배만석 글 윤선현(정리 컨설턴트) 사진 미디어윌 콘텐츠 뱅크

직장인 라이프스타일 매거진 M25